22 octobre 2019

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COORDINATEUR-TRICE DES SECRETARIATS MEDICAUX

Profil du poste :
Le (la) coordinateur (trice) des secrétariats médicaux assure – en étroite collaboration avec le cadre administratif de pôle – l’organisation et la coordination des projets des secrétariats médicaux (50 etp ).
Il (elle) est placé(e) sous la responsabilité hiérarchique e la Directrice des Affaires Générales, Financières et du dialogue de gestion,
À ce titre, il (elle) est en charge de la planification, de l’organisation et du pilotage des activités des secrétariats médicaux, accompagne l’application de la politique ressources humaines sur ce domaine et participe aux diverses réflexions et groupes de travaux engagés au niveau institutionnel. Il (elle) assure la supervision médico-économique des effectifs des secrétariats, et est l’interlocuteur privilégié des professionnels des secrétariats médicaux, des responsables des services (médicaux, soignants, administratifs).
Particularités du poste :
Le poste est situé à la direction des affaires générales, ce qui permet de lui confier divers dossiers de type « secrétariat général », définis en fonction du profil du candidat(e) : organisation des instances et comptes rendus, conventions, communication …
Liaisons hiérarchiques
Directrice-adjointe chargée du des Affaires Générales, Financières et du dialogue de gestion

Liaisons fonctionnelles
–  Les chefs de pôles et chefs de services
– L’ensemble des professionnels des secrétariats médicaux, consultations externes et archives
– Les personnels médicaux
– L’ensemble des directions fonctionnelles et la direction des Soins
– Le responsable du bureau des entrées
– Le cadre administratif de pôle
– Le DIM

Activités principales : elles sont partagées entre la coordination des secrétariats médicaux/la gestion de projets et le secrétariat général :

Coordination des secrétariats médicaux
– Mettre en œuvre et ajuster en tant que de besoin les organisations nécessaires au bon fonctionnement des secrétariats médicaux afin de garantir l’atteinte des objectifs fixés.
Le coordonnateur définit et évalue le travail et les tâches qui relèvent de chacune des secrétaires médicales compte tenu de leur affectation ;
– Fixer les objectifs à l’équipe, élaborer le programme de travail et en assurer la coordination afin d’optimiser l’efficacité et la qualité du travail ;
– Assurer la diffusion aux secrétaires médicales de toutes les informations indispensables au fonctionnement du secrétariat médical ;
– Organiser l’arrivée des nouveaux agents.
– Gérer quotidiennement les équipes ;
– Gérer les effectifs (gestion des candidatures, entretiens de recrutement, suivi des effectifs) ;
– Organiser le planning compte tenu des droits à congés, formation et autres absences de telles sorte que les tâches définies soient réalisées dans le temps imparti.
– Assurer le recrutement et la gestion des mobilités des secrétaires médicales ;
– Évaluation annuelle des agents (recueil des besoins en formation des personnels des secrétariats ;

Gestion de projet
– Conseil aux décideurs concernant les choix, les projets, les activités du domaine d’activité. Proposer les organisations cibles ;
– Contrôler et suivre la qualité des prestations, dans son domaine d’activité (ex délai de frappe) ;
– Participer à la formation des personnes aux techniques et procédures de son domaine et à leur application
– Organiser le suivi opérationnel des activités/projets, coordination avec les interlocuteurs internes et externes
– Paramétrage des outils, logiciels, systèmes relevant de son domaine d’activité
– Réaliser des audits organisationnels des secrétariats médicaux et proposer des actions d’amélioration
– Contribuer à toutes les réflexions, démarches et groupes de travaux pour la bonne mise en oeuvre des organisations des secrétariats médicaux

Chargé(e) de missions au secrétariat général : définis en fonction des compétences et profil du (de la) candidat(e), il s’agira de se voir confier des missions actuellement réparties au sein de l’équipe (parmi lesquelles : organisation de réunions et instances, comptes rendus, suivi des conventions, communication et mécénat, secrétariat qualité).
Profil requis :
Expertise/connaissance approfondie en secrétariat médical
Techniques du secrétariat et utilisation des outils bureautiques
Une expérience en secrétariat de direction est souhaitée.
Connaissances :
• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement institutionnel et de la Fonction Publique Hospitalière
• Connaissance de la législation hospitalière et de la gouvernance médicale
• Gestion de projet
• Bureautique et techniques de secrétariat médical
• Ressources Humaines : gestion des ressources humaines et gestion financière

Savoir- faire :
• Conduite de projet
• Techniques de communication et de négociation
• Méthode et démarche Qualité
• Techniques d’animation d’équipe, savoir fédérer
• Management transversal
• Capacité de rédaction et de synthèse
• Élaborer et analyser des outils de pilotage

Qualités professionnelles
• Loyauté
• Respect du secret professionnel
• Discrétion professionnelle
• Rigueur et efficacité
• Respect des règles institutionnelles
• Qualité d’écoute et de discernement
• Qualités relationnelles
• Sens du travail en équipe, capacité à déléguer et à mobiliser
• Capacité à faire du lien et à faire du « reporting »
• Savoir assumer des responsabilités, arbitrer, se positionner
Conditions de recrutement
– Forfait cadre : temps hebdomadaire de 39 h minimum (25 CA + 20 RTT)
– Grade et rémunération : selon profil et expérience ;
– Prise de fonction : le poste est à pourvoir le plus rapidement possible pour un CDI à temps plein (une période d’essai de 4 mois renouvelable est à prévoir) ou par voie de mutation/détachement pour les titulaires de la Fonction publique.

CANDIDATURE – RENSEIGNEMENTS :
Pour tous les candidats, merci de transmettre : CV, lettre de motivation
Pour les fonctionnaires et contractuels publics : 3 dernières évaluations
Renseignements auprès de Madame Corinne OUALID – GRANADOS, Directrice-adjointe chargée du des Affaires Générales, Financières et du dialogue de gestion

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