MISSIONS GÉNÉRALES

Le (la) coordinateur (trice) des secrétariats médicaux assure en étroite collaboration avec le cadre administratif de pôle – l’organisation et la coordination des projets des secrétariats médicaux

(50 etp).

Il (elle) est placé(e) sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice des Ressources Humaines et des affaires médicales,

À ce titre, il (elle) est en charge de la planification, de l’organisation et du pilotage des activités des secrétariats médicaux, accompagne l’application de la politique ressources humaines sur ce domaine et participe aux diverses réflexions et groupes de travaux engagés au niveau institutionnel. Il (elle) assure la supervision médico-économique des effectifs des secrétariats, et est l’interlocuteur privilégié des professionnels des secrétariats médicaux, des responsables des services (médicaux, soignants, administratifs).

MISSIONS SPÉCIFIQUES

Liaisons fonctionnelles

• Les chefs de pôles et chefs de services
• L’ensemble des professionnels des secrétariats médicaux, consultations externes et archives
• Les personnels médicaux
• L’ensemble des directions fonctionnelles et la direction des Soins
• Le responsable du bureau des entrées
• Le cadre administratif de pôle
• Le DIM

Activités principales : elles sont partagées entre la coordination des secrétariats médicaux et la gestion de projets :

Coordination des secrétariats médicaux

• Mettre en œuvre et ajuster en tant que de besoin les organisations nécessaires au bon fonctionnement des secrétariats médicaux afin de garantir l’atteinte des objectifs fixés.

Le coordonnateur définit et évalue le travail et les tâches qui relèvent de chacune des secrétaires médicales compte tenu de leur affectation ;

• Fixer les objectifs à l’équipe, élaborer le programme de travail et en assurer la coordination afin d’optimiser l’efficacité et la qualité du travail ;
• Assurer la diffusion aux secrétaires médicales de toutes les informations indispensables au fonctionnement du secrétariat médical ;
• Organiser l’arrivée des nouveaux agents.
• Gérer quotidiennement les équipes ;
• Gérer les effectifs (gestion des candidatures, entretiens de recrutement, suivi des effectifs) ;
• Organiser le planning compte tenu des droits à congés, formation et autres absences de telles sorte que les tâches définies soient réalisées dans le temps imparti.
• Assurer le recrutement et la gestion des mobilités des secrétaires médicales ;
• Évaluation annuelle des agents (recueil des besoins en formation des personnels des secrétariats.

Gestion de projet

Conseil aux décideurs concernant les choix, les projets, les activités du domaine d’activité. Proposer les organisations cibles ;

Contrôler et suivre la qualité des prestations, dans son domaine d’activité (ex délai de frappe) ;

Participer à la formation des personnes aux techniques et procédures de son domaine et à leur application

Organiser le suivi opérationnel des activités/projets, coordination avec les interlocuteurs internes et externes

Paramétrage des outils, logiciels, systèmes relevant de son domaine d’activité

Réaliser des audits organisationnels des secrétariats médicaux et proposer des actions d’amélioration

Contribuer à toutes les réflexions, démarches et groupes de travaux pour la bonne mise en oeuvre des organisations des secrétariats médicaux

PROFIL PROFESSIONNEL REQUIS

Expertise/connaissance approfondie en secrétariat médical

Techniques du secrétariat et utilisation des outils bureautiques

Connaissances :

• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement institutionnel et de la Fonction Publique Hospitalière
• Connaissance de la législation hospitalière et de la gouvernance médicale
• Gestion de projet
• Bureautique et techniques de secrétariat médical
• Ressources Humaines : gestion des ressources humaines et gestion financière

Savoir- faire :

• Conduite de projet
• Techniques de communication et de négociation
• Méthode et démarche Qualité
• Techniques d’animation d’équipe, savoir fédérer
• Management transversal
• Capacité de rédaction et de synthèse
• Élaborer et analyser des outils de pilotage

Qualités professionnelles :

• Loyauté
• Respect du secret professionnel
• Discrétion professionnelle
• Rigueur et efficacité
• Respect des règles institutionnelles
• Qualité d’écoute et de discernement
• Qualités relationnelles
• Sens du travail en équipe, capacité à déléguer et à mobiliser
• Capacité à faire du lien et à faire du « reporting »
• Savoir assumer des responsabilités, arbitrer, se positionner

Conditions de recrutement :

• Forfait cadre : temps hebdomadaire de 39 h minimum (25 CA + 20 RTT)
• Grade et rémunération : selon profil et expérience ;
• Prise de fonction : le poste est à pourvoir le plus rapidement possible pour un CDI à temps plein (une période d’essai de 4 mois renouvelable est à prévoir) ou par voie de mutation/détachement pour les titulaires de la Fonction publique.

CANDIDATURE – RENSEIGNEMENTS :

Pour tous les candidats, merci de transmettre : CV, lettre de motivation

Pour les fonctionnaires et contractuels publics : 3 dernières évaluations

Renseignements auprès de Monsieur FLOUREZ Damien, Directeur des Ressources Humaines et des Affaires Médicales