13 juillet 2021

Recrutement

Adjoint administratif en instituts de formations paramédicales

Un poste d’adjoint administratif est vacant aux instituts de formations paramédicales.

 

POSITION DANS LA STRUCTURE

  • LIAISON HIERARCHIQUE :

Placé sous l’autorité de la Directrice des instituts de formations paramédicales

 

  • LIAISON FONCTIONNELLE :

Equipes pédagogique, administrative, de maintenance,

Professionnels des services de soins,

Services supports du CH.

 

  • COMPOSITION DE L’EQUIPE :

Directrice des Soins,

Cadre Supérieure de santé,

Cadres de santé,

Infirmiers,

Technicien informatique,

Adjointes des cadres,

Adjointes administratives,

ASH

 

MISSIONS GENERALES :

  • Information des publics concernant les sessions de préparations à l’admission en instituts, en formations initiales et continues, les études et les professions ;
  • Relations avec les prescripteurs ; information, suivi des dossiers, bilans ;
  • Suivi des cohortes, statistiques ;
  • Gestion administrative des sessions de préparation aux admissions en instituts : gestion des plannings des élèves, de la planification des salles, préparation des émargements, relevé des présences, gestion des intervenants extérieurs : planification des interventions, accès au site IFSIAS, documentation, gestion et suivi des différentes enquêtes de satisfaction et évaluations des formations préparatoires, gestion des dossiers scolaires des élèves en préparations à l’admission sur le logiciel scolarité ;
  • Cogestion des mandatements des intervenants extérieurs ;
  • Accueil physique et téléphonique ;
  • Gestion des épreuves d’admission en IFSI via FPC, interface BL pour les instituts des regroupements pour l’admission en IFSI ;
  • Gestion des indemnités de stages et des frais de trajets des étudiants en soins infirmiers.

 

MISSIONS SPECIFIQUES 

  • Se tenir régulièrement au courant de l’évolution de la réglementation.

 

RESSOURCES MISES A DISPOSITION :

  • Matériel et équipements de bureau, matériel informatique, logiciels ;
  • Formations aux logiciels spécifiques et à la gestion documentaire.

 

APTITUDES :

  • Capacités de synthèse et d’adaptation
  • Sens des responsabilités
  • Ordre et rigueur dans la gestion du travail
  • Disponibilité, réactivité, esprit d’équipe
  • Maîtrise de la navigation sur le net, aisance dans la manipulation des outils de communication en ligne (skype, Teams, zoom…)
  • Maîtrise des logiciels bureautiques des instituts ou capacité à intégrer rapidement de nouveaux systèmes
  • Maîtrise avancée du pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

 

COMPETENCES :

  • Qualifications :
  • Capacité relationnelles, sens de l’accueil et discrétion
  • Esprit d’équipe
  • Bienveillance et ouverture d’esprit

 

  •  Savoir-faire :
  • Savoir s’organiser et prioriser ses actions
  • Etre diplomate
  • Respecter les procédures administratives

 

HORAIRE :

  • Poste à temps plein ;
  • Du lundi au vendredi, horaires modulables en fonction de l’organisation pédagogique sur la base de 37h30 par semaine entre 8h et 17h30, et quelques samedis dans l’année ;
  • Présence certains samedis durant l’année scolaire (sessions de préparations aux épreuves d’admission, journées portes ouvertes, forums d’informations…) ;
  • Exercice sur 2 sites.

 

Les personnes intéressées sont invitées à adresser leurs candidatures par mail au secrétariat DRH : secretariat.drh@ch-aubagne.fr.

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