Un poste d’adjoint administratif est vacant aux instituts de formations paramédicales.

POSITION DANS LA STRUCTURE

• LIAISON HIERARCHIQUE :

Placé sous l’autorité de la Directrice des instituts de formations paramédicales

• LIAISON FONCTIONNELLE :

Equipes pédagogique, administrative, de maintenance,

Professionnels des services de soins,

Services supports du CH.

• COMPOSITION DE L’EQUIPE :

Directrice des Soins,

Cadre Supérieure de santé,

Cadres de santé,

Infirmiers,

Technicien informatique,

Adjointes des cadres,

Adjointes administratives,

ASH

MISSIONS GENERALES :

• Information des publics concernant les sessions de préparations à l’admission en instituts, en formations initiales et continues, les études et les professions ;
• Relations avec les prescripteurs ; information, suivi des dossiers, bilans ;
• Suivi des cohortes, statistiques ;
• Gestion administrative des sessions de préparation aux admissions en instituts : gestion des plannings des élèves, de la planification des salles, préparation des émargements, relevé des présences, gestion des intervenants extérieurs : planification des interventions, accès au site IFSIAS, documentation, gestion et suivi des différentes enquêtes de satisfaction et évaluations des formations préparatoires, gestion des dossiers scolaires des élèves en préparations à l’admission sur le logiciel scolarité ;
• Cogestion des mandatements des intervenants extérieurs ;
• Accueil physique et téléphonique ;
• Gestion des épreuves d’admission en IFSI via FPC, interface BL pour les instituts des regroupements pour l’admission en IFSI ;
• Gestion des indemnités de stages et des frais de trajets des étudiants en soins infirmiers.

MISSIONS SPECIFIQUES 

• Se tenir régulièrement au courant de l’évolution de la réglementation.

RESSOURCES MISES A DISPOSITION :

• Matériel et équipements de bureau, matériel informatique, logiciels ;
• Formations aux logiciels spécifiques et à la gestion documentaire.

APTITUDES :

• Capacités de synthèse et d’adaptation
• Sens des responsabilités
• Ordre et rigueur dans la gestion du travail
• Disponibilité, réactivité, esprit d’équipe
• Maîtrise de la navigation sur le net, aisance dans la manipulation des outils de communication en ligne (skype, Teams, zoom…)
• Maîtrise des logiciels bureautiques des instituts ou capacité à intégrer rapidement de nouveaux systèmes
• Maîtrise avancée du pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

COMPETENCES :

• Qualifications :
• Capacité relationnelles, sens de l’accueil et discrétion
• Esprit d’équipe
• Bienveillance et ouverture d’esprit

•  Savoir-faire :
• Savoir s’organiser et prioriser ses actions
• Etre diplomate
• Respecter les procédures administratives

HORAIRE :

• Poste à temps plein ;
• Du lundi au vendredi, horaires modulables en fonction de l’organisation pédagogique sur la base de 37h30 par semaine entre 8h et 17h30, et quelques samedis dans l’année ;
• Présence certains samedis durant l’année scolaire (sessions de préparations aux épreuves d’admission, journées portes ouvertes, forums d’informations…) ;
• Exercice sur 2 sites.

Les personnes intéressées sont invitées à adresser leurs candidatures par mail au secrétariat DRH : secretariat.drh@ch-aubagne.fr.